Ogólny opis i zakres działania systemu.

System służy do ewidencji stanów i obrotów materiałami, wyrobami gotowymi, towarami, opakowaniami i innymi asortymentami, dla których prowadzi się kartoteki ilościowo-wartościowe lub tylko ilościowe. W ujęciu podmiotowym system grupuje dane związane z przedmiotem ewidencji w układzie:

• przedsiębiorstwo,


• zakłady w ramach przedsiębiorstwa,


• magazyny w ramach zakładu.

System pracuje w cyklu dwuletnim udostępniając dane roku bieżącego i ubiegłego. Okresem obrotowym są miesiące i rok.Wycena ewidencjonowanych zapasów i obrotów możliwa jest wg następujących metod:

• rzeczywiste ceny zakupu,


• ceny średnio-ważone,


• ceny ewidencyjne,


• bez ceny (dla ewidencji tylko ilościowej).

Możliwa jest ewidencja pojedynczego asortymentu wg trzech jednostek miary równocześnie, za pomocą odpowiednio zdefiniowanych przeliczników. Symbolika asortymentów może być oparta o SWW, KTM, CPA, HS/CN lub własną systematykę opracowaną przez użytkownika. System zapewnia śledzenie stanów magazynowych minimalnych i/lub maksymalnych, jak również asortymentów niewykazujących ruchu. Dodatkowo dane dotyczące zużycia materiałów można grupować na stanowiska kosztów i zlecenia produkcyjne, budowy, wydziały i inne komórki organizacyjne.

Istnieje pełna integracja z innymi modułami:

• finansowo-księgowym w zakresie dekretacji i księgowania obrotów magazynowych oraz ewidencji kosztów zużycia materiałowego,


• zakupów w zakresie przyjęcia do magazynu,


• sprzedaży w zakresie ewidencji sprzedanych asortymentów,


• wyposażenia w zakresie wspólnych indeksów asortymentowych i automatycznego księgo- wania dokumentów wystawionych na okoliczność przekazania wyposażenia ze składu magazynowego do bezpośredniego użytkowania przez materialnie odpowiedzialnych.

Prowadzona jest syntetyczna i analityczna kartoteka dostawców i odbiorców związana z obrotem magazynowym (zakupy i sprzedaż). System opracowany został zgodnie z zasadami zawartymi w aktualnej Ustawie o Rachunkowości.

Dysponowanie dokumentów

Wszystkie dokumenty wprowadzane do systemu wprowadzane są najpierw do kartoteki dyspozycyjnej. W kartotece tej mogą być dowolnie modyfikowane do chwili zaksięgowania ich na kartoteki magazynowe ilościowo-wartościowe. System rejestruje i prezentuje on- line aktualny stan dyspozycyjny zapasu na każdej kartotece asortymentowej uwzględniając operacje zadysponowane na wszystkich stacjach roboczych. Dane z dokumentów źródłowych mogą być wprowadzane do systemu przez wielu operatorów, zgodnie z przydzielonymi im uprawnieniami do uruchamiania poszczególnych funkcji systemu. Każdy operator ma przydzielony identyfikator i hasło. Wszystkie operacje wprowadzone przez operatora oznaczone są jego identyfikatorem. W czasie dysponowania dokumentów źródłowych, można generować ich wydruki w formie spełniającej wymogi ustawy o rachunkowości, co zwalnia użytkownika od obowiązku ręcznego ich wypełniania. Dokumenty źródłowe można wprowadzać zarówno do bieżącego miesiąca obrotowego, jak też do miesięcy następnych. To samo dotyczy przełomu roku obrotowego. W procesie dysponowania dokumentu system dokonuje ścisłej kontroli poprawności danych w nim zawartych. Zadysponowane dokumenty można modyfikować w sposób dowolny do chwili przekazania ich z kartoteki dyspozycyjnej do kartoteki magazynowej. System wyposażony jest w wiele funkcji automatycznego dysponowania dokumentów, np. przesunięć międzymagazynowych, przesunięć z kartoteki magazynowej na kartotekę wyposażenia itp. W czasie dysponowania można przywołać wiele funkcji pomocniczych, np. aktualizacja słownika zleceń, kont księgowych, miejsc powstawania kosztów, grup i rodzajów asortymentów, kartotek magazynowych, itd.

Księgowanie zadysponowanych dokumentów

Księgowanie dokumentów wprowadzonych do systemu (zadysponowanych) przebiega w trzech fazach:

• potwierdzanie realizacji zadysponowanych dokumentów,


• akceptacja przez służby finansowo-księgowe. Fazę tę można pominąć, jeżeli w czasie dysponowania dokumentów zostaną wprowadzone wszystkie dane dot. kont księgowych i zleceń produkcyjnych lub gdy zdefiniowane są automatyczne dekrety do systemu finansowo-księgowego,
• przeksięgowanie z kartoteki dyspozycyjnej do właściwych urządzeń księgowych prowadzonych przez system, m.in.:
  
  • dziennik główny,
  • kartoteka magazynowa ilościowo-wartościowa,
  • zestawienie obrotów i stanów magazynowych,
  • kartoteka zleceń produkcyjnych, budów itp.,
  • kartoteka dostawców,
  • kartoteka odbiorców,

Dokument raz wprowadzony do systemu obsługuje wszystkie urządzenia księgowe. Po zaksięgowaniu dokumentów źródłowych, błędne zapisy mogą być modyfikowane jedynie za pomocą dokumentów korygujących (zgodnie z ustawą o rachunkowości).

Wydruki księgowe

Moduł ten zawiera funkcje realizujące wydawnictwa wynikowe ukierunkowane głównie dla działu finansowo-księgowego. Są to wydawnictwa prezentujące dane podstawowych urządzeń księgowych prowadzonych przez system, m.in.:

• dziennik główny i dzienniki cząstkowe,


• zestawienie obrotów i stanów (ze specyfikacją bilansu otwarcia),


• kartoteka magazynowa (ilościowo-wartościowa),


• kartoteka zleceń produkcyjnych, itp.,


• kartoteka dostawców,


• kartoteka odbiorców,

Wszystkie wydawnictwa można kierować na drukarkę, na ekran lub do pliku tekstowego na wybrane urządzenie. Wydawnictwa zawierają wszystkie niezbędne elementy wymagane przez ustawę o rachunkowości, np. stronicowanie, odpowiednie oznaczenia, przenoszenia sum między stronami, itd.
Wydawnictwa można uzyskiwać w dowolnym czasie i za dowolne okresy obrotowe w ramach prowadzonego przez system cyklu dwuletniego. Można też tworzyć i przeglądać wydawnictwa archiwalne za dowolne okresy sprzed aktualnego cyklu.

Obsługa zbiorów słownikowych

W module tym zawarto funkcje obsługujące wszystkie zbiory słownikowe systemu. Obsługa polega na dopisaniu nowych danych do słowników, ich modyfikacji, usuwaniu lub wydruku/przeglądaniu. Funkcje te zawierają algorytmy kontrolujące modyfikowane dane słownikowe, celem zapewnienia ich spójności i właściwych relacji.
Wszystkie funkcje obsługujące zbiory słownikowe dostępne są również z poziomu funkcji wchodzących w skład innych modułów podsystemu. Np. w czasie dysponowania dokumentu źródłowego można dopisywać lub aktualizować: indeks asortymentowy, zlecenie produkcyjne, konto księgowe, kontrahenta czy nawet nowy magazyn itd.

Zamknięcia okresów obrotowych

Podsystem wymaga zamykania okresów obrotowych, tj. miesięcy i roku. Funkcje zamykania okresów obrotowych zapewniają zachowanie zasady ciągłości bilansowej ewidencjonowanych przedmiotów dla każdego podmiotu, dla którego prowadzona jest ta ewidencja. Bilans zamknięcia przekształcany jest automatycznie w bilans otwarcia. System blokuje możliwość dysponowania dokumentów źródłowych do zamkniętych okresów obrotowych. Pozwala natomiast dysponować do następnych okresów.

Inwentaryzacja

Zgrupowano tu funkcje związane z procesem inwentaryzacji, m.in.:

• tworzenie arkuszy spisowych,


• aktualizacji arkuszy,


• wydawnictwa związane z inwentaryzacją,


• automatyczne księgowanie różnic inwentaryzacyjnych na kartoteki magazynowe poprzez kartotekę dyspozycyjną.

Arkusze spisowe można uporządkować wg; grup, symboli lub nazw asortymentów, a nawet wg miejsca składowania. Ułatwia to znakomicie prace komisji inwentaryzacyjnej i komórce rozliczającej wyniki inwentaryzacji. System umożliwia również przeprowadzenie inwentaryzacji wyrywkowej. Arkusze i pozycje arkuszy są numerowane przez system. Numeracja ta służy do odwoływania się do poszczególnych pozycji w procesie aktualizacji i rozliczania różnic inwentaryzacyjnych. Z procesu inwentaryzacji system sporządza polecenie księgowania.

Przecena cen zapasów

Zapasy można przeceniać za pomocą funkcji systemowych, m.in. następującymi metodami:

• współczynnikową - zmiana ceny za pomocą określonego współczynnika,


• bezpośrednią - podanie nowej ceny wprost dla określonego asortymentu,


• wg najwyższej ceny - zmiana aktualnej ceny na występującą najwyższą cenę danego asortymentu.

Na okoliczność przeceny system sporządza odpowiedni dokument źródłowy i księguje go na kartoteki magazynowe, poprzez kartotekę dyspozycyjną. Moduł ten zawiera również wydawnictwa wynikowe związane z przeceną.

Analizy

Podsystem analizuje gospodarkę magazynową w sposób wieloprzekrojowy.

Z przykładowych analiz warto wymienić:

• analiza asortymentów niewykazujących ruchu w określonym czasie i wybranym magazynie,


• analiza struktury wiekowej zapasów,


• analiza syntetyczna lub analityczna obrotu dla wybranego rodzaju lub wszystkich asortymentów,


• ranking dostawców lub odbiorców,


• analiza obrotu poszczególnymi dokumentami źródłowymi lub ich grupami.